Czy można dziś obniżyć koszty i jednocześnie sprawić, że pracownicy będą bardziej zadowoleni? Tak, jeśli sięgniesz po sprytne rozwiązania, które korzystają z ulg i zwolnień podatkowych. Karta lunchowa, ZFŚS i mądrze dobrane benefity to sposób, by zespoły otrzymywały wyższą kwotę netto, a brutto nie było tak bolesne dla pracodawcy. Oto kilka informacji, które warto znać.
Benefity, które dają pracownikom więcej, ale nie zwiększają obciążeń pracodawcy
Czy można wynagrodzić pracownika lepiej, nie podnosząc całkowitych kosztów zatrudnienia? Jeśli w grę wchodzi dobrze dobrane świadczenia pozapłacowe, jak najbardziej. Istnieją takie, które nie zwiększają obciążeń składkowych i podatkowych, a do tego poprawiają komfort życia pracownika.
Podwyżka pensji zawsze generuje dodatkowe koszty – pełne składki ZUS, zaliczki na PIT i wzrost wartości świadczeń pochodnych (np. ekwiwalent za urlop). Oznacza to, że z każdej dodatkowej 1000 zł brutto pracownik dostanie ok. 700 zł „na rękę”, a pracodawca zapłaci ponad 1200 zł.
A teraz dobra wiadomość: część świadczeń pozapłacowych jest z tego obowiązku zwolniona. W efekcie te same środki mogą przynieść więcej korzyści pracownikowi, a mniejsze obciążenie dla firmy.
Co zamiast podwyżki?
Karta lunchowa i ZFŚS: dwa filary optymalizacji kosztów i satysfakcji pracownika w 2025 roku
Karta lunchowa Edenred to dziś jedno z najefektywniejszych świadczeń pozapłacowych. Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego, wartość posiłków (również finansowanych poprzez karty lub aplikacje żywieniowe) jest zwolniona z oskładkowania do 450 zł miesięcznie na osobę.
Aby zwolnienie obowiązywało, muszą być spełnione trzy warunki:
- środki mogą być wykorzystane wyłącznie na zakup posiłków lub napojów,
- pracownik nie może otrzymać za nie ekwiwalentu pieniężnego,
- pracodawca zapewnia nadzór nad przeznaczeniem środków (np. ograniczenie kodów MCC, raportowanie transakcji przez dostawcę).
Drugi filar optymalizacji to świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. W 2025 roku limity zwolnień pozostają korzystne:
- do 1 000 zł rocznie – dla świadczeń socjalnych dla pracowników,
- do 4 500 zł rocznie – dla emerytów i rencistów (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT).
Zwolnienie obejmuje świadczenia rzeczowe i pieniężne (np. paczki świąteczne, dopłaty do wypoczynku, wsparcie finansowe), ale nie dotyczy bonów przedpłaconych, które można zrealizować na dowolne zakupy. Aby korzystać z ulg, świadczenia z funduszu muszą być:
- przyznawane z uwzględnieniem sytuacji życiowej i materialnej (kryterium socjalne),
- finansowane ze środków ZFŚS, nie z budżetu bieżącego firmy.
Najlepsze efekty przynosi łączenie obu narzędzi. Przykładowo:
- pracownik otrzymuje kartę lunchową 450 zł/miesiąc (bez składek ZUS),
- oraz świadczenie socjalne z ZFŚS do 1 000 zł/rok (bez PIT i bez ZUS).
W ten sposób firma buduje atrakcyjny system benefitów, który:
- wzmacnia zaangażowanie pracowników,
- pozwala utrzymać konkurencyjność wynagrodzeń,
- optymalizuje obciążenia fiskalne i składkowe.
Wykorzystaj ulgi i zwolnienia podatkowe, by stworzyć atrakcyjny pakiet benefitów
Jeśli karta lunchowa spełnia trzy warunki:
- środki są przeznaczone wyłącznie na zakup posiłków lub napojów,
- pracownik nie ma prawa do ich zamiany na gotówkę,
- pracodawca sprawuje nadzór nad sposobem wykorzystania (np. poprzez ograniczenie kategorii transakcji),
podlega zwolnieniu z opodatkowania. Wspomniany limit 450 zł miesięcznie jest sztywny, nadwyżka ponad tę kwotę podlega już pełnemu oskładkowaniu.
Z kolei, by skorzystać z ulg, finansując benefity z ZFSŚ, musisz zwrócić uwagę na to, że:
- świadczenie musi mieć charakter socjalny, czyli zależeć od sytuacji życiowej, rodzinnej lub materialnej,
- benefit nie może przyjmować formy bonów, talonów czy kart przedpłaconych o charakterze powszechnym,
- musi być finansowane ze środków funduszu, a nie z bieżącego budżetu firmy.
Smart Money w HR: jak zamienić wydatki na benefity w inwestycję z korzyściami podatkowymi dla obu stron?
Benefity to inwestycja: w lojalność, zmniejszenie rotacji i niższe koszty pracy. Właśnie dlatego mówi się dziś o koncepcji Smart Money w HR, czyli mądrego wydawania pieniędzy. Mądrego dla firmy i mądrego dla zespołu.
Być może w perspektywie pojedynczego przypadku to nie robi wrażenia, ale warto zerknąć na efekt skali. Na przykładzie karty lunchowej może wyglądać to następująco:
- 100 pracowników × 450 zł miesięcznie = 45 000 zł świadczeń netto
- Brak składek ZUS (ok. 9 000 zł oszczędności miesięcznie)
- Roczna oszczędność: ponad 100 000 zł
Dla pracowników to łącznie 540 000 zł realnego wsparcia rocznie, które wzmacnia ich poczucie bezpieczeństwa finansowego. Dla firmy – ta sama kwota, którą i tak by wydała, ale z lepszym efektem motywacyjnym i mniejszym obciążeniem.
Dodajmy do tego roczne świadczenia z ZFŚS, a całkowity efekt podatkowy staje się jeszcze korzystniejszy.
Jak wdrożyć model Smart Money krok po kroku?
- Analiza budżetu HR – sprawdź, ile obecnie kosztują Cię podwyżki i świadczenia oskładkowane.
- Wybór instrumentów – karta lunchowa (do 450 zł/mies.) + świadczenia ZFŚS (do 1 000 zł/rok).
- Dokumentacja i compliance – przygotuj regulamin, określ źródła finansowania, opisz zasady przyznawania.
- Komunikacja do zespołu – wyjaśnij korzyści, także te podatkowe.
- Monitoring i raportowanie – operator kart zapewnia raporty MCC i kontrolę wykorzystania środków, a to podstawa przy kontroli ZUS.
Implementacja benefitów jest łatwiejsza, jeśli towarzyszy Ci doświadczony dostawca (np. Edenred). Sprawdź, skonsultuj Twoją sytuację i zrób pierwszy krok do finansowej optymalizacji i większego zadowolenia pracowników.
